¿Cómo afrontar una inspección laboral en mi empresa?

Qué es una inspección laboral y qué puede revisar en la empresa

La Inspección puede entrar en el centro de trabajo, requerir documentación, examinar libros, registros y soportes, pedir identificaciones, practicar diligencias y realizar comprobaciones materiales dentro de sus facultades legales. Dependiendo de la actividad y del motivo de la visita, puede revisar contratos y nóminas, jornada y descansos, alta en Seguridad Social, cotización, cesión de trabajadores, prevención de riesgos laborales, igualdad, empleo de personas extranjeras o subcontratación, entre otras materias.

No existe un listado cerrado aplicable a todas las empresas. La comprobación laboral dependerá del sector, del tamaño de la plantilla, de la documentación disponible y del objeto concreto de la actuación. Por eso conviene analizar desde el inicio qué ámbito puede estar bajo revisión documental o presencial con asesoramiento legal a autónomos y empresas.

Cómo preparar la documentación laboral antes de una visita

La mejor prevención es un sistema sencillo de cumplimiento laboral y archivo accesible. No se trata solo de guardar documentos, sino de poder acreditar con rapidez qué relación laboral existe, cómo se retribuye, cómo se cotiza y qué medidas preventivas se aplican.

• Contratos de trabajo, anexos y, en su caso, prórrogas o pactos relevantes.
• Nóminas, justificantes de pago y documentos de cotización o acreditación equivalente.
• Registro horario, si resulta exigible por la organización y el tipo de jornada.
• Justificantes de alta, afiliación y variaciones en Seguridad Social.
• Evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información en prevención de riesgos laborales, si corresponde.
• Políticas o protocolos relevantes según actividad: acoso, desconexión digital, uso de equipos, coordinación de actividades empresariales o igualdad, cuando proceda.

También es recomendable designar con antelación un interlocutor interno o externo, mantener criterios homogéneos de respuesta y documentar qué se entrega, cuándo y en qué formato.

Qué hacer durante la visita del inspector

Durante la visita del inspector, la empresa tiene deber de colaboración, pero eso no impide actuar con orden y cautela. Conviene identificar al funcionario actuante, avisar al responsable designado, facilitar el acceso a la documentación requerida y evitar respuestas precipitadas sobre hechos que deban verificarse primero.

Desde una perspectiva práctica, suele ser útil:

• Centralizar la interlocución en una persona que conozca la empresa o esté asistida por asesoría.
• Entregar copia o relación de los documentos aportados y conservar constancia.
• Pedir plazo razonable si determinada documentación requiere localización o revisión.
• No ocultar información ni reconstruir documentos a posteriori sin explicación trazable.

Errores frecuentes que agravan una inspección son improvisar, ocultar documentos, responder sin revisar, no designar interlocutor o no corregir incumplimientos detectados en una fase temprana.

Acta de inspección, requerimientos y posibles sanciones

La actuación puede terminar sin incidencias, con un requerimiento inspector de subsanación o con un acta de inspección si se aprecian hechos con posible relevancia infractora o liquidatoria. No toda irregularidad implica la misma consecuencia, y habrá que revisar si se trata de una advertencia, requerimiento, propuesta de sanción o expediente de cuotas.

Si se inicia un procedimiento, el Real Decreto 928/1998 regula la tramitación y la posibilidad de formular alegaciones. En ese punto conviene analizar con detalle los hechos imputados, la base documental, la calificación jurídica y los plazos aplicables. La cuantía y tipificación de las sanciones laborales dependerán normalmente de la LISOS y de la norma material supuestamente incumplida.

Si existen defectos subsanables, puede ser aconsejable corregirlos cuanto antes y dejar constancia de la subsanación, sin perjuicio de valorar técnicamente si procede o no discutir el fondo del acta.

Cómo cerrar la inspección con un plan de acción y mejora

Una inspección bien gestionada no termina al salir el inspector. Lo razonable es cerrar la revisión con un plan de acción: identificar incidencias, priorizar riesgos, corregir documentos, actualizar procesos y asignar responsables y fechas. Este enfoque reduce exposición futura y mejora la capacidad de respuesta ante nuevas comprobaciones.

Como resumen práctico: prepare su documentación, colabore con orden, evite declaraciones improvisadas, revise con detalle cualquier acta o requerimiento y documente las correcciones. Un error habitual es confiar en que “ya se explicará después” sin pruebas suficientes. Si hay dudas sobre contratos, jornada, cotización o prevención, el siguiente paso razonable es una revisión jurídica preventiva antes de que el problema escale.