¿Cómo afrontar una inspección laboral en mi empresa?

¿Qué es una inspección laboral y por qué importa?

Una inspección laboral es una actuación oficial destinada a comprobar que tu empresa cumple la normativa en materia de trabajo, Seguridad Social, prevención de riesgos y empleo. No es solo un filtro sancionador: su objetivo también es orientar y corregir desviaciones para proteger derechos y promover competencia leal. Entender su alcance te permite afrontarla con calma y convertirla en una oportunidad para reforzar procesos internos. En la práctica, el personal inspector puede solicitar documentación, entrevistar a trabajadores, revisar el centro de trabajo y levantar actas con requerimientos o propuestas de sanción. El alcance de la visita dependerá de la denuncia, campaña sectorial o controles rutinarios.

Importa por tres razones clave. Primero, el coste: las sanciones por incumplimientos pueden ser relevantes, y se agravan si existe reincidencia o se obstaculiza la labor inspectora. Segundo, la reputación: una empresa que gestiona bien una inspección laboral refuerza su imagen frente a clientes, proveedores y equipo. Tercero, la mejora: el informe resultante te ofrece un mapa claro de riesgos, prioridades y medidas correctoras. Si actúas con diligencia, muchas irregularidades pueden reconducirse mediante requerimientos, evitando sanciones mayores.

• Actuaciones típicas: revisión documental, entrevistas, comprobación in situ.
• Ámbitos: relaciones laborales, Seguridad Social, prevención de riesgos, empleo.
• Resultados posibles: archivo, requerimiento de subsanación, acta de infracción.

Obligaciones previas y documentación básica

Llegar a una inspección laboral con los deberes hechos es medio camino. La base es un compliance laboral ordenado y actualizado. Empieza por un inventario de documentación esencial: contratos y anexos, partes de alta y baja, nóminas y justificantes de pago, calendario laboral, registro de jornada, organigrama, convenios aplicables, pólizas y certificados, así como evaluaciones de riesgos y plan de prevención. Mantén versiones vigentes y accesibles, con trazabilidad de cambios. Si trabajas con subcontratas o empresas de trabajo temporal, incluye la documentación de coordinación de actividades empresariales y verifica que el personal externo está correctamente dado de alta y formado.

Digitaliza y categoriza por carpetas: Contratación, Jornada, Nóminas, Seguridad Social, Prevención, Subcontratación y Comunicaciones. Utiliza nombres de archivo consistentes (por ejemplo, “2025-03_nomina_Ana-Perez.pdf”) y un control de acceso interno para proteger datos. Establece una checklist mensual: altas/bajas, revisiones salariales, vencimientos de contratos temporales, actualización de registros y formación. Este mantenimiento preventivo reduce el tiempo de respuesta ante requerimientos y evita lagunas documentales.

• Contratos vigentes y prórrogas; correspondencia con el convenio correcto.
• Registros de jornada fiables (incluyendo teletrabajo y desplazados).
• Nóminas, recibos de pago y bases de cotización alineadas.
• Evaluación de riesgos, plan de prevención, formación e información.
• Altas, bajas, variaciones de datos y justificantes de cotización.

Pasos inmediatos ante una notificación

Cuando recibas una notificación de inspección laboral o la visita se presente sin previo aviso, evita el pánico y aplica un protocolo claro. Primero, identifica el alcance: motivo, materias a revisar y fecha límite de aportación documental. Segundo, designa un responsable interno y, si procede, contacta con tu asesoría o abogado laboralista para alinear estrategia. Tercero, compila la documentación solicitada y verifica coherencia: que las nóminas coincidan con contratos y registro de jornada, que los importes coticen correctamente y que las altas se correspondan con la realidad del centro de trabajo.

Prepara un espacio y acceso a sistemas para facilitar el trabajo del personal inspector. Define quién atenderá preguntas y cómo se resolverán dudas de forma ágil sin exponer datos innecesarios. Si la notificación pide comparecer, llega con antelación, lleva copias ordenadas y un índice de documentos. Si la visita es in situ, informa al equipo directivo y a los mandos intermedios de la presencia de la inspección laboral, recalcando la obligación de colaboración y la importancia de responder con veracidad y concisión.

• Revisa la notificación: materias, fecha, forma de entrega.
• Centraliza la interlocución en un único representante.
• Entrega información completa, pero limitada a lo solicitado.
• Documenta todo lo aportado y conserva justificantes.

Derechos y deberes durante la visita

Durante una inspección laboral, tu empresa tiene deber de colaboración: permitir el acceso al centro, aportar documentación y facilitar entrevistas. A la vez, tienes derechos: conocer la identidad de quien inspecciona, entender el objeto de la visita, aportar alegaciones y recibir copia de actuaciones principales. Puedes solicitar un tiempo razonable para reunir documentos si no están disponibles de inmediato y pedir que las entrevistas se realicen en un lugar adecuado para preservar la confidencialidad. Mantener un trato cordial y profesional es clave para una relación fluida y para reducir malentendidos.

Evita obstrucciones: negar el acceso injustificadamente, ocultar información o presionar a trabajadores puede agravar cualquier expediente. Responde solo a lo que se pregunta, sin especulaciones, y si algo no consta, indícalo con transparencia y ofrece el compromiso de aportarlo por escrito en plazo. Registra internamente las solicitudes y lo entregado; esto te ayudará a preparar, si hiciera falta, unas alegaciones sólidas frente a un acta de infracción o requerimiento.

• Identificación y objeto de la visita.
• Acceso a instalaciones y sistemas dentro de lo razonable.
• Entrevistas sin coacciones y con respeto a la confidencialidad.
• Derecho a alegar y a presentar documentación complementaria en plazo.

Cómo preparar al equipo y al representante

Elegir un representante para la inspección laboral es un paso crítico. Debe conocer la organización, los convenios aplicables, la estructura salarial y los procesos de jornada, además de mantener la calma bajo presión. Entrénalo con simulacros: practica una visita ficticia, preguntas habituales y revisión de documentación. Define respuestas estándar y límites: qué datos se facilitan en el momento y cuáles se remiten por escrito. A nivel de equipo, comunica de forma breve y clara: hay una visita, se colaborará plenamente y las entrevistas, si se solicitan, se atenderán con normalidad.

Refuerza a mandos intermedios y administración para localizar documentos, explicar procesos de registro horario, teletrabajo, turnos y vacaciones. Prepara un guion de bienvenida: identificación del inspector, objeto de la visita, designación del representante y ubicación para trabajar. Acuerda con RR. HH. cómo gestionar entrevistas con el mínimo impacto en la operativa. Si hay representantes legales de los trabajadores, considera informar según corresponda y mantener canales respetuosos y transparentes.

• Nombramiento formal de un único interlocutor.
• Simulacros de preguntas frecuentes y revisión documental.
• Guion de bienvenida, protocolos de entrevistas y comunicación interna.
• Soporte de RR. HH., administración y prevención para respuestas técnicas.

Revisión de contratos, jornada y nóminas

Una de las áreas con más hallazgos en la inspección laboral es la coherencia entre contratos, jornada y nóminas. Verifica que cada persona trabajadora tiene un contrato adecuado al puesto y a la jornada real; las parcialidades deben reflejarse fielmente y las horas complementarias, si existen, registrarse y pagarse conforme a ley y convenio. Comprueba que la categoría profesional y el grupo cotización corresponden a las funciones realizadas. Si utilizas contratos temporales, acredita la causa y su vigencia; prepárate para justificar prórrogas y transformaciones.

El registro horario debe ser fiable y continuo, también en teletrabajo. Evita hojas manuales sin firma, sistemas inconsistente o lagunas. Revisa el calendario laboral, turnos, descansos y vacaciones. En nóminas, confirma que los conceptos salariales están bien definidos, que las bases de cotización se ajustan a lo devengado y que existen comprobantes de pago. Asegúrate de que complementos y pluses aplicados en convenio figuren correctamente y que las retenciones sean las que corresponden.

• Contrato adecuado y categoría correcta.
• Registro horario continuo y verificable.
• Nóminas coherentes con jornada y convenio.
• Justificación de temporalidad y horas complementarias.

Prevención de riesgos y Seguridad Social

La prevención de riesgos laborales es otro foco habitual. Ten al día la evaluación de riesgos por puesto y centro, el plan de prevención, la planificación de la actividad preventiva y la vigilancia de la salud, respetando confidencialidad clínica. Asegúrate de que la formación e información en prevención se impartió y consta documentalmente, y que los equipos de protección individual se han entregado y firmado. Si hay cambios en procesos o instalaciones, revisa y actualiza la evaluación.

En Seguridad Social, comprueba altas, bajas y variaciones en plazo; códigos de cuenta de cotización; encuadramiento de socios y administradores cuando proceda; y bases de cotización alineadas con lo realmente percibido. Si existen becarios, ETT o contratas, asegura su correcto encuadre y la coordinación de actividades empresariales. Evita pagos fuera de nómina que desvirtúen cotizaciones. Mantén justificantes de ingreso de cuotas y, si hay fraccionamientos o aplazamientos, la resolución correspondiente.

• Evaluación y plan de prevención actualizados.
• Formación, EPIs y registros de entrega.
• Altas y cotizaciones coherentes con retribuciones.
• Coordinación con contratas y ETT documentada.

Gestión de sanciones y alegaciones

Si la inspección laboral concluye con acta de infracción o requerimiento, analiza con rigor el contenido: hechos constatados, normativa aplicada y grado de culpabilidad. Valora si hay errores materiales, interpretaciones discutibles o pruebas que no se han ponderado. Prepara alegaciones ordenadas, con índice y anexos numerados, aportando documentación que acredite la realidad laboral. Evita argumentos genéricos; centra la defensa en hechos, datos y coherencia documental. Si procede la subsanación, cúmplela en plazo e incorpora evidencias del cumplimiento.

Evalúa impacto económico y reputacional. En ocasiones te interesará pagar con reducción por pronto pago; en otras, sostener el recurso por solidez jurídica o efecto sistémico (por ejemplo, un criterio que afecte a toda la plantilla). Consulta con tu asesoría para valorar vías de impugnación y probabilidades. Establece medidas internas para evitar reincidencia: formación a gestores, cambios en procesos y controles trimestrales. Cada expediente es una ocasión para robustecer tu compliance y acreditar diligencia ante futuras actuaciones.

• Revisión del acta y fundamentos jurídicos.
• Alegaciones con pruebas y narrativa clara.
• Subsanaciones en plazo con evidencias.
• Decisión entre reducción o recurso informada por impacto.

Plan de acción y mejora continua

Más allá del resultado inmediato, consolida un plan de acción. Parte de un diagnóstico: lista de no conformidades, prioridades y responsables. Define medidas concretas, plazos y métricas de verificación. Integra el plan en tu calendario de gestión (por ejemplo, revisiones mensuales de jornada y nómina, auditorías semestrales de prevención, control trimestral de altas y bases de cotización). Crea un cuadro de mando sintético para dirección y un repositorio de evidencias actualizado. La clave es pasar del “cumplir para la inspección” a “cumplir por sistema”.

Incorpora formación recurrente a RR. HH., administración y mandos. Automatiza alertas: vencimientos de contratos, certificados de formación, revisiones médicas, cambios de convenio. Estandariza plantillas de contratos y anexos, y unifica criterios de categorías profesionales. Si utilizas herramientas de registro horario o gestión documental, configura informes y exportaciones rápidas para responder ante requerimientos. Revisa anualmente políticas de teletrabajo, desconexión digital, igualdad y acoso, dejando constancia formal de su difusión y aceptación.

• Diagnóstico, prioridades y responsables claros.
• Calendario de controles y auditorías internas.
• Automatización de alertas y caducidades.
• Formación, políticas y evidencias documentadas.

Errores comunes que debes evitar

Muchos problemas durante una inspección laboral nacen de errores evitables. El primero es la improvisación documental: archivos dispersos, versiones contradictorias o registros incompletos. El segundo, la desalineación entre lo declarado y la realidad: contrato parcial con jornada completa de facto, categorías inferiores a las funciones reales, o pagos no reflejados en nómina. El tercero, el registro horario simbólico, sin valor probatorio. El cuarto, ignorar la prevención: evaluaciones desactualizadas, falta de formación o EPIs sin acreditar.

Otros fallos recurrentes: no designar representante, responder de memoria, aportar documentación irrelevante que abre frentes, o adoptar un tono defensivo que tensiona la visita. También perjudica externalizar sin supervisión: subcontratas con alta deficiente, ETT mal gestionadas o coordinación de actividades insuficiente. Por último, desoír requerimientos o plazos convierte pequeñas desviaciones en sanciones innecesarias. Prevenir estos errores exige método: checklists, revisiones periódicas, comunicación clara y cultura de cumplimiento.

• Improvisar en lugar de mantener un dossier listo.
• Descuadres entre contratos, jornada y nóminas.
• Registro horario poco fiable o discontinuo.
• Prevención desactualizada o formalista.
• Plazos incumplidos y comunicaciones sin rastro documental.

Preguntas frecuentes

¿La inspección laboral puede ser sin aviso? Sí. Muchas actuaciones son in situ y sin preaviso para comprobar la realidad del centro de trabajo. En ese caso se aplica el protocolo de visita y deber de colaboración.

¿Qué suelen pedir primero? Identificación de la empresa, relación de personal, contratos, registro de jornada, nóminas recientes, altas en Seguridad Social y documentación de prevención de riesgos. Ten estas carpetas listas.

¿Pueden entrevistar a trabajadores? Sí. Es habitual que se realicen entrevistas breves y discretas. No deben existir presiones ni condicionamientos; promueve un clima de normalidad y respeto.

¿Qué hago si detecto un error durante la visita? Reconoce la incidencia, explica medidas de corrección y compromete la aportación de evidencias en plazo. La transparencia y la diligencia correctora suelen ser valoradas.

¿Me conviene alegar o pagar con reducción? Depende del caso. Valora solidez jurídica, cuantía e impacto futuro. Consulta con asesoría para decidir entre alegaciones, recurso o pago con reducción si la norma lo permite.

• Protocolo claro de atención y entrega documental.
• Controles periódicos para evitar reincidencias.
• Cultura de cumplimiento que genere evidencias de forma natural.