Pasos para reclamar horas extra impagadas

Qué son las horas extra y cuándo se consideran impagadas

Las horas extra son las que exceden la jornada ordinaria pactada en el contrato o establecida por la ley y el convenio colectivo. En términos prácticos, se computan cuando el trabajador presta servicios más allá del horario diario o semanal fijado. No deben confundirse con la distribución irregular de la jornada, la recuperación de tiempo o las guardias de disponibilidad sin trabajo efectivo. Se consideran impagadas cuando, pese a haberse realizado y acreditado, la empresa no las retribuye ni compensa con descanso equivalente dentro de los límites temporales y condiciones previstos.

Para que una hora sea calificada como extraordinaria debe existir trabajo efectivo y voluntariedad (salvo circunstancias excepcionales o pactos específicos). Además, el convenio colectivo y el contrato pueden establecer topes, recargos y procedimientos de autorización. La clave es demostrar que hubo una orden empresarial expresa o tácita (por ejemplo, por cargas de trabajo sostenidas), y que la compañía se benefició del tiempo adicional. En entornos con fichaje obligatorio, los registros de jornada resultan decisivos.

Cuando se incumple el pago o la compensación, el trabajador tiene derecho a reclamar horas extra impagadas. La reclamación puede canalizarse primero internamente y, si no hay acuerdo, a través de conciliación administrativa y demanda ante la jurisdicción social. Es importante diferenciar horas extra de complementos salariales por nocturnidad, festivos o turnicidad, porque cada concepto tiene tratamiento diferente. También conviene separar el exceso de jornada de la mera “disponibilidad” sin prestación efectiva, que normalmente no genera el mismo derecho a cobro salvo pacto o prueba de trabajo real.

• Exceso sobre jornada ordinaria legal, contractual o de convenio.
• Trabajo efectivo, no mera disponibilidad pasiva.
• Derecho a retribución o descanso compensatorio según convenio.

Requisitos legales y límites según el convenio colectivo

La regulación de horas extra en España combina normas estatutarias y lo que disponga el convenio colectivo aplicable. El Estatuto de los Trabajadores fija principios generales: carácter voluntario (salvo que el convenio o el contrato establezcan otra cosa dentro de la legalidad), límites anuales y condiciones de retribución o descanso compensatorio. El convenio matiza recargos, topes, procedimientos de autorización y categorías excluidas o con régimen específico (por ejemplo, determinados puestos de confianza no sujetos a jornada). Conocer el convenio es esencial para cuantificar y reclamar correctamente.

El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas y abarca el inicio y fin de cada día. Esta herramienta sirve tanto para prevenir abusos como para fundamentar reclamaciones. Muchos convenios exigen además partes de horas, sistemas de fichaje o validación por mandos intermedios. Si el convenio establece que las horas extra se compensan preferentemente con descanso, la empresa deberá otorgarlo dentro del plazo convenido; de no hacerlo, procede el abono económico con los recargos fijados.

Existen límites objetivos: no pueden imponerse cuando comprometen la seguridad y salud, deben respetar los descansos diarios y semanales, y no pueden utilizarse para cubrir necesidades estructurales permanentes (en tal caso correspondería ajustar plantilla o contratos). Los menores de edad y ciertas situaciones de protección (embarazo, lactancia, riesgos) suelen tener restricciones adicionales. Cuando el convenio guarda silencio, se aplica la norma general: abono como mínimo al valor de la hora ordinaria, sin perjuicio de recargos habituales.

• Voluntariedad y límites anuales según convenio.
• Registro de jornada obligatorio y trazable.
• Respeto a descansos y prevención de riesgos laborales.

Cómo calcular las horas extra y su valor

Calcular correctamente las horas extra impagadas exige tres pasos: determinar el exceso de tiempo trabajado, establecer el valor de la hora ordinaria (o el recargo de la extra) y aplicar las reglas de compensación del convenio. Primero, identifica tu jornada ordinaria semanal o anual y compárala con el tiempo realmente trabajado según fichajes, agendas, emails y tareas. Debes excluir pausas no trabajadas, turnos de disponibilidad sin actividad y tiempos muertos no exigidos por la empresa. El resultado es el número de horas extraordinarias.

Segundo, calcula el valor de la hora ordinaria: divide la retribución anual computable (salario base y complementos salariales ordinarios que retribuyen trabajo efectivo) por el número de horas anuales de jornada. Algunos convenios fijan directamente recargos (por ejemplo, +25% o +50%) o tarifas específicas para horas en festivo o nocturnas. Si el convenio indica compensación con descanso, anota el equivalente: cada hora extra puede traducirse en x horas de descanso, que debes reclamar si no se han disfrutado.

Tercero, documenta el resultado en una hoja de cálculo clara: fecha, tramo horario, motivo, mando que lo solicitó, evidencia asociada y cómputo económico. Esto facilitará la negociación interna y la conciliación. En caso de salarios variables, distingue componentes (comisiones, incentivos) y justifica qué parte entra en el prorrateo del valor/hora. Si existen pluses por nocturnidad o festivos, evita duplicidades: una misma hora puede ser extraordinaria y nocturna; el recargo aplicable vendrá determinado por el convenio.

• Define jornada ordinaria y exceso real trabajado.
• Calcula valor/hora y recargos del convenio.
• Evita solapes y duplicidades de conceptos.

Reunir pruebas: registros, emails y testigos

La prueba es el corazón de toda reclamación de horas extra impagadas. Los elementos más sólidos suelen ser los registros de jornada (fichajes de entrada y salida), cuadrantes firmados, partes de trabajo y sistemas electrónicos corporativos. Complementan los emails que acreditan instrucciones fuera de horario, las órdenes en chats de trabajo y los tickets en herramientas de gestión (ERP, CRM, helpdesk). También cuentan testificales de compañeros o mandos que corroboren que, de forma habitual, se trabajó más tiempo del marcado.

Actúa con prudencia y legalidad: conserva documentos a los que ya tienes acceso por tu trabajo y descarga copias de tus fichajes si la aplicación lo permite. Evita acceder a información que no te corresponde o grabar conversaciones sin garantías. Organiza la evidencia por meses: crea una carpeta con subcarpetas de “fichajes”, “emails”, “tareas” y “testigos”. Nombra los archivos con fecha y descripción (“2025-03-12_fichaje_salida_21-14.pdf”). Un índice de pruebas bien ordenado genera confianza en conciliación y juicio.

En roles con teletrabajo o movilidad, añade evidencias de conexión a sistemas, entregas fuera de horario y reuniones registradas. En guardias o disponibilidades, anota incidencias atendidas, duración y quién las reportó. Si la empresa carece de registros o los manipula, podrás apoyarte en indicios: carga de trabajo imposible de completar en horario, correos de madrugada, tickets resueltos después del cierre y métricas de productividad. La coherencia global suele ser decisiva.

• Prioriza registros oficiales de jornada y partes firmados.
• Refuerza con emails, chats de trabajo y tickets.
• Ordena todo por meses y crea un índice de pruebas.

Reclamación interna a la empresa: paso a paso

Antes de acudir a vías externas, suele ser conveniente una reclamación interna ordenada. El objetivo es resolver rápido, con bajo coste y sin deteriorar la relación. Empieza solicitando una reunión con tu responsable o RR. HH. para exponer el exceso de jornada detectado y la propuesta de regularización (pago o descanso). Lleva un dossier con tu hoja de cálculo, el extracto de fichajes y el resumen de evidencias. Habla en términos objetivos: cifras, fechas y reglas del convenio, evitando juicios de valor.

Tras la reunión, formaliza por escrito: envía un email o burofax interno con tu reclamación, el detalle de horas, el valor económico y la base legal y de convenio. Fija un plazo razonable de respuesta e invita a contrastar los registros de jornada. Si te ofrecen descanso compensatorio, acuerda por escrito el calendario y deja constancia del saldo antes y después. Si la empresa niega el exceso, solicita acceso a los registros y explica tus evidencias con claridad.

Mantén un tono colaborativo. Muchas compañías prefieren regularizar de forma amistosa para evitar conflictos. Si hay bloqueo, prepara la siguiente fase: la conciliación administrativa. Asegúrate de guardar copia de todas las comunicaciones, actas de reuniones y ofertas recibidas o rechazadas. Este rastro documental te ayudará a demostrar buena fe y a justificar tu pretensión económica ante un tercero imparcial.

• Pide reunión y presenta un dossier claro.
• Formaliza por escrito con cifras y soporte.
• Conserva todas las respuestas y acuerdos.

Conciliación ante el SMAC/CMAC y plazos de prescripción

Si la vía interna no prospera, el paso habitual es presentar una papeleta de conciliación ante el órgano competente (SMAC, CMAC u homólogo autonómico). Este trámite es, por regla general, preceptivo antes de demandar. En la papeleta debes identificar a la empresa, describir los hechos, cuantificar la reclamación (o, al menos, un estimado) y aportar una relación de pruebas principales. La conciliación busca un acuerdo rápido que evite juicio; puedes acudir con abogado o graduado social para reforzar la negociación.

Los plazos son determinantes. Las reclamaciones de cantidad por salarios (entre ellas, horas extra) tienen un periodo de prescripción que conviene vigilar. Presentar la papeleta suele interrumpir la prescripción, otorgando margen adicional para presentar demanda si no hay acuerdo. Por ello, no demores el inicio del expediente: prepara un calendario con hitos (presentación de papeleta, fecha de acto, ultimátum para acuerdo, preparación de demanda). Acude al acto con tus cálculos depurados y propuesta de cierre (pago único, fraccionado, o descansos con calendario).

Si se alcanza acuerdo, exige que quede por escrito con firma de ambas partes y, en su caso, homologación. Asegúrate de que incluye importe neto, forma de pago, plazos y tratamiento de cotizaciones y retenciones. Si no hay avenencia, solicita certificación y pasa a la fase judicial con toda la documentación recopilada y el historial de negociación.

• La papeleta interrumpe la prescripción y acelera el diálogo.
• Cuantifica la pretensión o aporta estimación razonada.
• Si no hay acuerdo, solicita certificación para demandar.

Demanda laboral: procedimiento, costes y riesgos

La demanda laboral por horas extra impagadas se presenta ante el Juzgado de lo Social tras intentar la conciliación. Debe incluir hechos probados, fundamentos jurídicos, cuantificación exacta (o actualizada) y solicitud de condena al pago o al reconocimiento de descanso pendiente. Adjunta la certificación de no avenencia y todos los documentos esenciales. En muchos casos, no son necesarias tasas judiciales; aun así, valora honorarios de defensa técnica y posibles peritajes (por ejemplo, para analizar registros o sistemas de fichaje).

El procedimiento suele ser relativamente ágil en comparación con otras jurisdicciones, aunque depende de la carga de trabajo del juzgado. En la vista, el juez valorará la coherencia del relato, la solidez de las pruebas y la aplicación del convenio. La empresa puede oponer defensas típicas: inexistencia de orden, improcedencia por falta de trabajo efectivo, compensación ya realizada o caducidad/prescripción. Contesta apoyándote en fichajes, comunicaciones de mando y testificales que acrediten el exceso recurrente.

Riesgos: que se estime parcialmente (por falta de prueba en algunos meses), que la cuantía reconocida sea inferior a la reclamada o que se opte por descanso en lugar de abono si el convenio lo permite. Mitigas estos riesgos con una cuantificación prudente, separación por periodos y aportando cálculos alternativos (escenario A y B según interpretación de convenio). Tras sentencia, exige ejecución inmediata o pacta cumplimiento ordenado.

• Demanda con hechos, fundamentos y cuantía clara.
• Prepara escenarios alternativos de cálculo.
• Plan de ejecución: cobro o descanso homologado.

Casos especiales: turnos, guardias y teletrabajo

En sistemas de turnos rotativos, las horas extra suelen aparecer cuando hay cambios de turno, prolongaciones por relevo tardío o coberturas de bajas. Aquí, el cuadrante y los partes de relevo son pruebas capitales. Si el convenio prevé pluses de turnicidad o nocturnidad, deben computarse correctamente para evitar que se confundan con horas extraordinarias. En trabajo a turnos, el respeto de descansos mínimos entre jornadas es innegociable; cualquier trabajo efectivo que los invada puede generar horas extra y riesgos sancionables para la empresa.

Las guardias y disponibilidades requieren un análisis fino: si son pasivas (sin trabajo efectivo), suelen retribuirse como plus o compensación específica, pero no todas las horas de guardia son extra. Cuando durante la guardia se atienden incidencias, ese tiempo de actividad sí es trabajo efectivo y puede computar como hora extraordinaria si rebasa la jornada. Lleva un registro de llamadas, tickets o conexiones y anota tiempos de resolución.

En teletrabajo, la falta de control presencial no elimina el deber de registro. Los sistemas de login, VPN, herramientas colaborativas y entregas con sello temporal son evidencias potentes. Ten en cuenta la “desconexión digital”: si reiteradamente recibes y atiendes tareas fuera de horario, documenta esa dinámica. Para comerciales y roles con movilidad, los itinerarios, hojas de ruta y geolocalización de visitas sirven de indicio. La clave en todos estos casos es transformar la casuística en datos verificables.

• Turnos: cuadrantes, relevos y descansos mínimos.
• Guardias: separa tiempo pasivo de incidencias atendidas.
• Teletrabajo: registra conexiones y entregas fuera de horario.

Consejos prácticos y errores frecuentes

Para reclamar horas extra impagadas con éxito, prioriza la preparación. Documenta desde el primer día: guarda fichajes, correos con órdenes y evidencias de trabajo fuera de horario. Revisa tu convenio al detalle y crea una hoja de cálculo simple y verificable. Antes de plantear cifras a la empresa, somete tus cuentas a un “stress test”: ¿hay duplicidades? ¿el valor/hora incluye conceptos no salariales? ¿las horas coinciden con picos de actividad demostrables? Evitar errores tempranos mejora la credibilidad de la reclamación.

Errores habituales: esperar demasiado y toparte con la prescripción; presentar peticiones infladas sin respaldo; confundir pluses (nocturnidad, festivos) con horas extra; omitir descansos compensatorios ya disfrutados; y no separar periodos. También es frecuente olvidar los descansos mínimos: si los rompiste por exigencias del servicio y trabajaste efectivo, podría existir un plus de penosidad o infracción, pero hay que acreditarlo con detalle.

Mantén una comunicación profesional: ofrece opciones de cierre (pago, descanso, combinación) y un calendario razonable. Si usas modelos de reclamación, adapta texto y cifras a tu caso y adjunta anexos numerados. En conciliación, acude con una propuesta mínima y margen de negociación. Si vas a juicio, ordena el expediente por secciones (hechos, pruebas, cálculo, convenio) y prepara interrogatorio breve y claro.

• Anticípate a plazos y prescripción.
• Cuantifica sin exagerar y con respaldo.
• Ofrece alternativas de solución y calendario.

Preguntas frecuentes

¿Puedo negarme a hacer horas extra? En general son voluntarias, salvo supuestos excepcionales o pactos de convenio. Aun realizándolas, deben respetarse descansos y límites anuales.

¿Qué vale más: pagar o compensar con descanso? Depende del convenio. Muchos priorizan el descanso; si no se concede en plazo, procede el abono económico con el recargo fijado.

¿Sirven los correos y chats como prueba? Sí, si muestran órdenes o trabajo efectivo fuera de horario. Refuérzalos con registros de jornada, tickets y testigos para mayor solidez.

¿Qué pasa si la empresa no tiene registro de jornada? Puede jugar a tu favor: la falta de control abre la puerta a que prospere tu versión si aportas indicios coherentes y documentación alternativa.

¿Puedo reclamar si ya me dieron descanso parcial? Sí, por la diferencia no compensada. Presenta el saldo pendiente con fechas y soportes, y solicita regularización del resto.

• Aporta siempre una cuantía clara o un rango estimado razonado.
• Conserva copias de todo el intercambio con la empresa.
• Valora asesoramiento profesional para optimizar la estrategia.