Cómo reclamar una deuda impagada de cliente

Para reclamar deuda de un cliente en España no basta con afirmar que existe un impago: normalmente habrá que acreditar la relación comercial, que la obligación de pago está vencida y que el cliente no ha pagado. A partir de ahí, conviene valorar si procede una reclamación extrajudicial, un acuerdo de pago o, si es necesario, acudir a la vía judicial más adecuada según la documentación y el caso.

En términos prácticos, reclamar una deuda impagada de cliente suele implicar reunir pruebas del encargo o contrato, justificar la factura o el servicio prestado y dejar constancia de un requerimiento de pago. Si se inicia una reclamación judicial, la vía dependerá de la naturaleza de la deuda, de su cuantía, de la prueba disponible y de si el deudor formula oposición.

Cuándo conviene reclamar una deuda impagada de cliente

Conviene actuar cuando la deuda sea líquida, vencida y exigible, es decir, cuando pueda concretarse su importe, haya llegado la fecha de pago y no exista una condición pendiente que impida exigirla. El Código Civil establece que las obligaciones consisten en dar, hacer o no hacer algo (art. 1088 CC) y que los contratos obligan a lo pactado (art. 1091 CC), de modo que el punto de partida suele estar en el contrato, presupuesto aceptado, pedido o encargo profesional.

Esperar demasiado puede dificultar la prueba, empeorar la previsión de cobros y aumentar el riesgo de insolvencia del cliente. También habrá que analizar si existe alguna incidencia real sobre el servicio prestado, una discusión sobre precios o un incumplimiento recíproco, porque no todas las facturas impagadas se reclaman del mismo modo.

Qué documentación ayuda a acreditar la deuda

La fuerza de la reclamación dependerá en gran medida de la documentación. La ley regula la exigibilidad de las obligaciones, pero la prueba concreta dependerá de lo que exista por escrito y de cómo se haya desarrollado la relación con el cliente.

• Contrato, hoja de encargo, presupuesto aceptado o pedido.
• Facturas emitidas y justificantes de envío o recepción.
• Correos electrónicos, mensajes o albaranes que acrediten la prestación.
• Extractos contables, transferencias parciales o pagos anteriores.
• Cualquier reconocimiento de deuda o propuesta de pago fraccionado.

Si el cliente es empresa o profesional, puede ser especialmente útil conservar documentación mercantil y evidencias del vencimiento pactado. Si es consumidor, habrá que extremar la claridad documental y revisar con más cuidado el origen contractual de la deuda.

Cómo hacer una reclamación extrajudicial eficaz

Antes de demandar, suele ser razonable realizar un requerimiento de pago claro, ordenado y documentado. No es un requisito universal en todos los supuestos, pero puede ayudar a resolver el impago sin pleito y a dejar constancia de la reclamación.

1. Identificar la deuda: importe, factura, fecha de vencimiento y concepto.
2. Aportar o mencionar la base documental: contrato, encargo, pedido o servicio prestado.
3. Conceder un plazo razonable para pagar o formular objeciones.
4. Advertir, con prudencia, que se valorará la reclamación judicial si no se atiende.

El burofax es un medio habitual para acreditar el envío y el contenido del requerimiento, aunque no constituye por sí solo una garantía de cobro ni un requisito imprescindible en todos los casos. También puede usarse correo electrónico certificado u otros medios que permitan probar la comunicación.

Intereses de demora, costes de cobro y acuerdo de pago

Si el deudor incurre en mora, el Código Civil prevé consecuencias relevantes. El art. 1100 CC regula cuándo el obligado incurre en mora y el art. 1108 CC dispone que, en obligaciones dinerarias, puede proceder el pago de intereses si así corresponde. Ahora bien, su aplicación concreta dependerá del tipo de relación, de lo pactado y de si la deuda ya era exigible.

En operaciones comerciales entre empresas o profesionales, puede entrar en juego la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, especialmente en materia de intereses de demora y costes de cobro, siempre dentro de su ámbito propio. No conviene extender automáticamente ese régimen a relaciones fuera de las operaciones comerciales previstas por la norma.

Si existe voluntad de pago, las partes pueden pactar un acuerdo de pago o un reconocimiento de deuda dentro de la autonomía de la voluntad y de la fuerza obligatoria de los contratos. Eso puede ayudar a fijar importes, plazos, intereses o garantías, aunque su eficacia práctica dependerá de cómo se redacte y de la solvencia real del deudor.

Cuándo valorar el proceso monitorio, el juicio verbal u otras vías

Cuando la reclamación extrajudicial no funciona, puede valorarse la vía judicial. El proceso monitorio, regulado en los arts. 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil, puede ser una opción útil para reclamar deudas dinerarias acreditadas documentalmente. No obstante, no corresponde siempre: habrá que analizar la clase de deuda, la documentación disponible y la posible oposición del deudor.

Si el deudor se opone, el asunto puede continuar por los cauces que procedan, como el juicio verbal o el juicio ordinario, según la cuantía y la materia. En otros supuestos, puede ser preferible demandar directamente por el procedimiento declarativo que corresponda, especialmente si se prevé una controversia de fondo sobre el servicio, el precio o el cumplimiento contractual.

Qué puede ocurrir si hay sentencia y el cliente sigue sin pagar

Obtener una resolución favorable no equivale siempre a cobrar de inmediato. Si hay sentencia, decreto o título ejecutivo y el cliente sigue sin pagar, puede ser necesario instar la ejecución para localizar bienes embargables, saldos, créditos frente a terceros o ingresos del deudor. El resultado dependerá, entre otros factores, de la solvencia real del cliente y de la información patrimonial disponible.

En definitiva, reclamar una deuda impagada de cliente exige método: revisar contrato o encargo, ordenar la documentación, requerir el pago y valorar la vía más adecuada sin dar por supuesto ni el procedimiento ni el resultado. Entre los errores más frecuentes están reclamar sin pruebas suficientes, calcular mal intereses o dejar pasar el tiempo. Como siguiente paso razonable, conviene revisar toda la documentación y el contrato o encargo profesional antes de actuar.