Cómo reclamar una deuda impagada de cliente

Qué es una deuda impagada y cuándo reclamar

Una deuda impagada es toda cantidad vencida, líquida y exigible que un cliente no abona en el plazo pactado o, a falta de pacto, en un plazo razonable conforme a los usos del sector. Para que la reclamación sea viable, el crédito debe estar suficientemente determinado (monto, concepto y vencimiento) y sustentado en documentos como presupuestos aceptados, pedidos, albaranes, facturas o contratos. La inacción prolongada puede provocar la pérdida del derecho a reclamar por prescripción, por lo que conviene actuar de forma planificada desde el primer retraso.

El primer indicador para decidir cuándo reclamar es el vencimiento de la factura. Si has concedido un pago a 30 días y ya han transcurrido, puedes iniciar una gestión amistosa inmediata: recordatorio cordial, verificación de recepción y confirmación de que no existen incidencias. Si no hay respuesta o el cliente ofrece excusas vagas, conviene elevar el tono con comunicaciones formales que dejen constancia. La clave es mantener una escalada progresiva y documentada que muestre tu buena fe y tu intención real de cobrar, no de litigar por litigar.

También es relevante valorar el perfil del deudor. No es lo mismo un retraso puntual por tesorería que un impago sistemático. Investigar mínimamente su solvencia, historial y litigiosidad ayuda a escoger la mejor vía (negociar un plan realista o acudir de forma temprana al proceso monitorio). En cualquier caso, la diligencia en los primeros 30–60 días tras el vencimiento multiplica las probabilidades de cobro sin tener que ir a juicio.

Documentación y pruebas necesarias para acreditar la deuda

La fortaleza de tu reclamación depende de la calidad de las pruebas. Reúne el expediente completo: propuesta o presupuesto, aceptación del cliente (firma, email de aprobación o registro en plataforma), pedido, albaranes o partes de trabajo, factura emitida, comunicaciones posteriores y cualquier reconocimiento de deuda. Los correos electrónicos, mensajes y sistemas de ticketing son útiles para probar encargos y conformidades, especialmente si contienen términos inequívocos de aceptación o recepción sin objeciones.

Organiza la documentación en orden cronológico, numera los documentos y crea un índice de pruebas. Es recomendable conservar metadatos y evidencias de envío y lectura (sellos de tiempo, logs del CRM, acuses de recibo). Si el servicio se presta de forma continuada, delimita periodos y conceptos para que la deuda sea líquida (exacta) y exigible. De cara a un monitorio o a un juicio, aportarás un dossier claro que facilite al juzgado entender qué se contrató, qué se ejecutó, cuánto se facturó y cuándo se incumplió el pago.

Si sospechas objeciones del cliente (disconformidades, supuestos defectos), anticípate incorporando informes de calidad, actas de entrega, firmados y fotografías. Cuanto menos margen haya para la controversia, más sencillo resultará el cobro amistoso o judicial. Y recuerda: una comunicación formal que interrumpe la prescripción y exige el pago de forma fehaciente es una inversión pequeña frente al riesgo de perder el derecho a reclamar por el paso del tiempo.

Reclamación extrajudicial: burofax, email fehaciente y llamadas

La vía extrajudicial es el camino más rápido y económico para cobrar. Comienza con recordatorios amables y progresa hacia mensajes más firmes que acrediten tu posición. El instrumento estrella es el burofax con certificación de contenido y acuse, que deja constancia de lo reclamado y de su recepción. Alternativamente, un correo electrónico certificado o plataformas que generen prueba de entrega cumplen una función similar. La llamada telefónica es útil como apoyo, pero conviene que todo cierre en un mensaje escrito que puedas aportar como evidencia.

En tu comunicación formal, identifica al deudor, describe el origen de la deuda, detalla facturas y vencimientos, fija un plazo de pago breve (5–10 días), advierte de intereses de demora y costes de cobro y ofrece, si te interesa, una vía de acuerdo de pago parcial o aplazado. El tono debe ser firme pero profesional: quieres cobrar, no destruir la relación comercial ni abrir frentes innecesarios.

Registrar todo intercambio (ofertas, promesas y retrasos) te permitirá decidir si merece la pena conceder un último margen o acudir ya al juzgado. Muchas deudas se resuelven al recibir un requerimiento serio y documentado; por eso conviene ejecutar esta fase con método, claridad y pruebas fehacientes.

Cálculo de intereses, costes y penalizaciones por morosidad

Reclamar bien implica cuantificar todo lo debido: principal, intereses y costes. Si tus condiciones generales lo prevén, aplica el interés pactado desde el vencimiento. En operaciones comerciales entre empresas o autónomos, es habitual usar el interés de demora legal para operaciones comerciales (referenciado al tipo del BCE más un diferencial) y añadir, como mínimo, una indemnización fija de 40 € por costes de cobro. Además, puedes reclamar costes adicionales razonables (gestión de recobro, burofax, asesoría) siempre que sean proporcionados y justificables.

Para calcular intereses simples: Interés = Principal × tipo anual × días de retraso / 365. Si existen varias facturas, calcula tramo a tramo desde cada vencimiento y suma. Evita cláusulas abusivas (tipos desproporcionados) y documenta la base de cálculo en un anexo con tabla por factura, fecha, días y resultado. Esta transparencia reduce discusiones y facilita acuerdos.

Una liquidación bien armada transmite profesionalidad y urgencia. Muchos deudores deciden pagar cuando ven, negro sobre blanco, cuánto crecerá la deuda si siguen demorando el abono.

Proceso monitorio, juicio verbal y ordinario: cuál elegir

El proceso monitorio es la vía más ágil para reclamar deudas dinerarias vencidas, líquidas y exigibles cuando dispones de documentos que las acrediten (facturas, albaranes, contratos, correos que prueban el encargo). Presentas una petición sencilla con la documentación y el juzgado requiere de pago al deudor. Si paga, asunto resuelto; si no comparece, obtendrás un título para ejecutar; si se opone, el procedimiento se transforma en juicio verbal (si la cuantía es hasta 6.000 €) o en juicio ordinario (más de 6.000 €).

El juicio verbal es rápido y adecuado para reclamaciones de menor cuantía o de complejidad reducida. El juicio ordinario es más garantista y se usa para importes superiores o casos con controversia técnica. La elección práctica suele ser iniciar por monitorio si cumples los requisitos: es menos costoso, “invita” al pago y coloca la carga de oponerse en el deudor. Asegúrate de aportar pruebas ordenadas y una narración clara de los hechos.

En todos los escenarios, valora costes, tiempos y probabilidad real de cobro (solvencia). Demandar a quien es insolvente solo añade gasto. Por eso, la fase de análisis previo y la “foto” patrimonial del deudor son tan importantes como el procedimiento elegido.

Ejecución y embargo: cómo cobrar si el deudor no paga

Si tras el requerimiento judicial no hay pago voluntario, puedes solicitar la ejecución. Con un título ejecutivo (resolución firme, decreto en monitorio no atendido, acuerdo homologado), el juzgado ordenará averiguaciones patrimoniales y embargos sobre cuentas bancarias, salarios, inmuebles, vehículos o créditos frente a terceros. La prioridad es localizar bienes líquidos y fácilmente realizables para satisfacer la deuda con la menor fricción posible.

La ejecución requiere precisión: señala importes actualizados (principal, intereses, costas), identifica posibles bienes (datos bancarios conocidos, clientes del deudor, matrículas, propiedades) y solicita diligencias de localización. Un buen expediente y comunicaciones previas sólidas suelen reducir la oposición y, en su caso, facilitan acuerdos de última hora bajo la presión del embargo inminente.

Recuerda que la finalidad no es “castigar” sino cobrar. Mantener un canal de diálogo abierto durante la ejecución puede convertir una resistencia inicial en un calendario realista con garantías (prendas, avales o domiciliaciones) que cierre el asunto con coste contenido.

Negociación, acuerdos de pago y mediación

No todos los impagos exigen litigio. Muchas veces, la mejor solución es un acuerdo de pago que equilibre urgencia de cobro y capacidad real del deudor. Propón un calendario con cuotas razonables, intereses moderados y garantías de cumplimiento (domiciliación SEPA, reconocimiento de deuda, resolución automática ante impago). Documenta todo por escrito y firma ambas partes. Si hay dudas sobre la ejecución futura, puedes elevarlo a documento público o solicitar homologación judicial tras una mediación.

La mediación o una negociación asistida por profesionales independientes reduce costes y acelera el cierre, especialmente cuando hay relación comercial valiosa que merece conservar. El enfoque debe ser práctico: definir el “mínimo aceptable” de cobro, priorizar el flujo de caja y reservar el juicio para la falta de voluntad real de pago.

Siempre que el deudor muestre colaboración y ofrezca datos verificables, negociar ahorra tiempo, fricción y costes. Pero si detectas dilaciones estratégicas o promesas incumplidas reiteradas, vuelve a la vía judicial sin más tiempo que perder.

Casos especiales: consumidores, B2B y deudas internacionales

En consumo (B2C), la información y transparencia son esenciales: muestra el contrato, política de cancelación, entrega y aceptación del producto o servicio. Evita recargos no previstos y cuida el trato; una reclamación desproporcionada puede ser contraproducente. En B2B, además del interés de demora legal y la indemnización mínima de costes, conviene utilizar órdenes de compra, confirmaciones de pedido y protocolos de aceptación que reduzcan la litigiosidad.

Si la deuda tiene elementos internacionales (cliente en otro país, suministro transfronterizo), valora instrumentos como el procedimiento monitorio europeo para créditos no impugnados en la UE y las cláusulas de jurisdicción y ley aplicable en tus contratos. La logística probatoria (idioma de los documentos, legalizaciones, traducciones juradas) debe planificarse desde el primer requerimiento para evitar retrasos cuando la reclamación escale.

En todos los supuestos, el objetivo es el mismo: disponer de pruebas claras, elegir la vía más eficiente y maximizar la probabilidad de cobro neto, descontados tiempos y costes.

Prevención comercial: cláusulas y procesos para evitar impagos

La mejor reclamación es la que no necesitas. Establece una política de crédito con scoring básico (historial, volumen, referencias), límites por cliente y condiciones de pago adaptadas al riesgo. Pide anticipos o hitos de facturación en proyectos largos y utiliza garantías: avales, pagarés, retenciones o reserva de dominio cuando encaje. Estándariza tus contratos y órdenes de pedido, evitando ambigüedades en alcance, entregables, plazos y aceptación.

Automatiza recordatorios previos al vencimiento, confirma la recepción de facturas y ofrece métodos de pago cómodos (transferencia instantánea, tarjeta o pasarela). Define un playbook de recobro con escalado de 30/60/90 días y roles claros entre administración y ventas. Mide el DSO (días de cobro), tasa de morosidad, saldos vencidos por tramo y porcentaje recuperado tras el primer requerimiento. Con datos, podrás ajustar condiciones y priorizar esfuerzos.

La prevención no elimina todos los impagos, pero reduce su frecuencia y cuantía, y te coloca en la mejor posición para cobrar cuando surjan.

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